Depuis novembre dernier, 150 cadres du Conseil Département du Gard testent Copilot, l'assistant d'IA de Microsoft. Ce déploiement, piloté par la Direction de l’Innovation et des Systèmes d’Information (DISI) et accompagné par Blue Soft Empower, l’entité spécialisée dans les solutions Microsoft du groupe Blue Soft, vise à simplifier le quotidien des agents et à renforcer leur efficacité.
 
Fondée en 2008 par Thierry Boccara et Ludovic Hayat, basée à Charenton-le-Pont dans le Val-de-Marne, Blue Soft, implantée à Aix-en-Provence, Lyon, Niort, Rouen, Strasbourg et Toulouse, est également présente en Belgique et en Suisse. Elle accompagne 500 collectivités et acteurs publics dans leurs projets digitaux (modernisation des processus métier, solutions collaboratives, sécurité et identité, infrastructures, etc.). 

Le Groupe a remporté, en novembre 2024, l’appel d’offres de la CANUT (Centrale d’Achat du Numérique et des Télécoms) pour apporter son expertise en matière de solutions Microsoft spécialisées aux collectivités et établissements publics de 2024 à 2028. C’est dans ce contexte que s’inscrit le déploiement de Microsoft Copilot au sein du Département du Gard.

Un assistant virtuel devenu outil du quotidien

Avec 150 licences actives, Copilot est désormais pleinement intégré au fonctionnement des équipes départementales. Utilisé principalement par les cadres dirigeants, il affiche un taux d’utilisation impressionnant de 98 %, preuve de son efficacité et de son adoption rapide.
Parmi les fonctionnalités les plus appréciées :
  • Tri et résumé des e-mails, permettant de lutter contre l’infobésité ;
  • Génération automatique de comptes-rendus, facilitant la prise de notes et la création de documents ;
  • Optimisation des échanges, grâce au chat qui synthétise les mails, conversations Teams et données OneDrive ;
  • Recherche accélérée, notamment pour retrouver des documents administratifs essentiels.
Des ateliers de formation, coanimés par Blue Soft et l’équipe informatique du Département, ont permis une appropriation progressive de l’outil. Conçu pour un usage interne et individuel, il garantit la protection des données au sein de l’environnement de la collectivité. Chaque utilisateur dispose d’un accès strictement limité à ses propres fichiers et aux informations qui lui ont été spécifiquement partagées.
 Pierre Chambon, Développeur de la donnée au sein du Conseil Département du Gard, souligne :
"Les premiers retours sont très positifs, notamment concernant l'amélioration de la charge mentale. Grâce aux conseils de Blue Soft, la solution Microsoft Copilot s’est rapidement imposée car elle s'interface parfaitement avec nos outils du quotidien”.

L’IA au service des collectivités

La DISI joue un rôle central dans la transformation numérique du Gard. Elle ne se contente pas d’introduire de nouveaux outils : elle impulse une culture de la donnée et de l’expérimentation, qui infuse progressivement les autres directions, y compris les fonctions support comme les ressources humaines. À travers des cas d’usage concrets (chatbot RH, contrôle qualité des données de paie), se dessine une approche plus structurelle de l’IA : : moins spectaculaire, mais peut-être plus durable.
Pierre Chambon précise : 
“L’IA est un enjeu majeur : elle doit permettre d’améliorer les services que l’on rend aux citoyens. Ces expérimentations nous permettent d’accompagner une évolution inévitable et de prendre la main pour accélérer notre transformation. A terme, nous souhaitons nous servir de ces premiers tests “internes” concluants et intégrer cette technologie dans le quotidien des agents. Simplifier les processus et la complexité administrative permettra de consacrer un maximum de ressources à l’exécution de nos politiques publiques”.

Pour mieux comprendre (assisté par l'IA)

Quelles sont les implications de l'intégration de l'IA comme Copilot dans les opérations quotidiennes d'une administration publique?

L'intégration de l'IA comme Copilot dans les administrations publiques vise à améliorer l'efficacité opérationnelle. Elle permet de réduire la surcharge cognitive des employés grâce à l'automatisation des tâches répétitives, d'améliorer la prise de décision par une gestion optimisée des données, et de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Cela nécessite une adaptation des processus internes et une gestion du changement pour s'assurer que l'IA complète et non remplace le travail humain.

Quel est le rôle de la centrale d'achat du numérique et des télécoms dans le contexte du déploiement de solutions numériques pour les collectivités ?

La Centrale d'Achat du Numérique et des Télécoms (CANUT) joue un rôle crucial en centralisant l'acquisition de solutions technologiques pour les collectivités, assurant ainsi l'homogénéité des outils utilisés et permettant des économies d'échelle. En standardisant les achats, elle facilite l'accès à des technologies avancées à des coûts optimisés et assure le respect des normes réglementaires, facteur essentiel pour l'efficacité et la sécurité des déploiements numériques.