Nombre de fois, l’humanité a mis en scène au cinéma un futur apocalyptique dû à une prise de pouvoir des machines et de l’IA. Cela explique peut-être notre réticence à céder le contrôle à l’intelligence artificielle (IA) sur des opérations pourtant assez banales. Trop souvent, l’IA est présentée comme toute puissante.
Mais cette réticence à remettre les clés – d’une voiture autonome, d’une entreprise ou même d’un missile – trahit un malentendu fondamental sur la façon dont l’IA est conçue pour fonctionner. Trop souvent, l’IA est présentée telle qu’elle est dans la fiction dystopique, comme un suzerain, alors qu’elle ressemble plus à un bourreau de travail, et très efficace.
Il convient de changer d’état d’esprit et d’entrevoir en quoi l’IA peut offrir un avantage concurrentiel dans différents cas d’usage dans le monde professionnel, par exemple en matière de gestion de factures.
Le coût interne de traitement des opérations :
Il est facile de pardonner à celui ou celle qui n’est pas enthousiasmé par la complexité de la gestion des factures mais cela est précisément le point. Rappelons que le traitement des factures est une tâche longue, répétitive, et réputée génératrice d’erreurs humaines qui nécessitent à des revues manuelles et le retraitement pour des raisons telles que des écarts de rapprochement entre la commande et la facture ou d’erreur de codage comptable de la facture. Les équipes de la comptabilité fournisseurs passent environ un quart de leur temps à rechercher et à corriger les erreurs.
Les goulots d’étranglement créés par ces processus essentiellement manuels peuvent également entraîner d’autres dysfonctionnements. Les experts estiment que le traitement de chaque facture coûte en moyenne 10 euros et prend jusqu’à huit jours. Cela représente un centre de coûts majeur pour les grandes entreprises et peut devenir une source de friction avec les fournisseurs et en interne lorsque les retards de traitement se traduisent par des retards de paiement. Beaucoup d’organisations considèrent que ce sont des coûts inhérents à l’activité, cependant d’autres rêveraient d’automatiser entièrement le processus. Les entreprises doivent trouver l’équilibre parfait entre l’homme et la machine, en veillant à ce que chacun se complète et que l’automatisation ne se fasse pas aux dépens de la précision.
Garder le contrôle
Certains disent qu’il est bien d’embaucher quelqu’un de plus intelligent que vous-même mais cela ne fait pas de lui ou elle un directeur dès le premier jour. C’est la même chose avec l’Intelligence Artificielle. La technologie est diaboliquement douée, bien sûr, mais cela est comme quelqu’un qui présente un talent “brut”. L’IA doit être « alimentée » avant de pouvoir offrir tout son potentiel.
Il convient donc de prendre en compte ce point clé et de lancer progressivement des opérations sur des périmètres donnés. Une tâche « robotique » parfaite pour l’IA consiste par exemple à rechercher une correspondance entre la facture et le bon de commande ou le codage comptable d’une facture. Ce sont des exemples faciles à enseigner car il existe beaucoup de “bons” exemples à partir desquels l’IA peut apprendre.
Pendant les premiers mois, un collaborateur s’assurera que l’IA traite correctement les opérations. Mais quelque temps après, elle pourra accomplir cette tâche en totale autonomie. Il est aussi possible de garder la maîtrise un certain contrôle en définissant si l’IA doit gérer toutes les informations sans contrôle humain ou si, dans certains cas, elle doit faire remonter des éléments aux équipes pour vérification.
Un collaborateur comme aucun autre ?
La clé de l’IA est de garder le contrôle. En ce sens, il faut traiter la technologie au départ comme n’importe quel autre collaborateur : lui donner des tâches clairement définies qui relèvent de ses capacités et s’assurer que les erreurs éventuellement commises ne soient pas catastrophiques. Il sera alors possible d’accéder à de réels bénéfices opérationnels. L’automatisation peut par exemple réduire le coût moyen de traitement d’une facture de 80 % et, dans certains cas les interventions manuelles jusqu’à 99,5 %. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. L’automatisation permet aux entreprises de réinventer des processus métier historiques.
Ainsi, en utilisant à bon escient les données recueillies, il sera possible de supprimer entièrement le processus d’approbation manuelle sur certaines transactions récurrentes ou de faible valeur ou en provenance de fournisseurs de confiance. C’est également une arme puissante contre la fraude, capable d’analyser de grandes quantités de données et d’identifier les incohérences et les anomalies qui ne seraient normalement pas détectées par l’homme ou de façon plus laborieuse et coûteuse.
Ce ne sont là que quelques-uns des avantages qu’une IA correctement exploitée peut apporter. Sa plus grande valeur, cependant, est de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. L’IA a donc simplement besoin de données historiques valides et de directives claires pour délivrer tout son potentiel et traiter toujours plus d’opérations.
La leçon est claire : quand il s’agit d’IA, montrez-lui qui est le patron !
C’est le seul employé avec un appétit insatiable pour tout le travail et les données de masse que vous lui apporterez.
