Seit letztem November testen 150 Führungskräfte des Conseil Département du Gard Copilot, den KI-Assistenten von Microsoft. Diese Einführung, geleitet von der Direktion für Innovation und Informationssysteme (DISI) und unterstützt von Blue Soft Empower, der auf Microsoft-Lösungen spezialisierten Einheit der Blue Soft Gruppe, zielt darauf ab, den Alltag der Mitarbeiter zu vereinfachen und ihre Effizienz zu steigern.
 
Gegründet 2008 von Thierry Boccara und Ludovic Hayat, mit Sitz in Charenton-le-Pont im Val-de-Marne, ist Blue Soft mit Niederlassungen in Aix-en-Provence, Lyon, Niort, Rouen, Straßburg und Toulouse auch in Belgien und der Schweiz vertreten. Sie unterstützt 500 Gemeinden und öffentliche Einrichtungen bei ihren digitalen Projekten (Modernisierung der Geschäftsprozesse, kollaborative Lösungen, Sicherheit und Identität, Infrastruktur usw.). 
Die Gruppe gewann im November 2024 die Ausschreibung der CANUT (Zentrale für digitale und Telekommunikationsbeschaffung), um ihre Expertise in spezialisierten Microsoft-Lösungen den Gemeinden und öffentlichen Einrichtungen von 2024 bis 2028 anzubieten. In diesem Kontext erfolgt die Implementierung von Microsoft Copilot im Département du Gard.

Ein virtueller Assistent wird zum alltäglichen Werkzeug

Mit 150 aktiven Lizenzen ist Copilot nun vollständig in die Arbeitsweise der Abteilungsteams integriert. Hauptsächlich von Führungskräften genutzt, zeigt es eine beeindruckende Nutzungsrate von 98 %, was seine Effizienz und schnelle Akzeptanz beweist.
Zu den beliebtesten Funktionen gehören:
  • Sortierung und Zusammenfassung von E-Mails, um der Informationsüberflutung entgegenzuwirken;
  • Automatische Erstellung von Protokollen, die das Notieren und Erstellen von Dokumenten erleichtert;
  • Optimierung der Kommunikation, dank Chat, der E-Mails, Teams-Konversationen und OneDrive-Daten zusammenfasst;
  • Schnelle Suche, insbesondere um wichtige Verwaltungsdokumente zu finden.
Schulungsworkshops, co-geleitet von Blue Soft und dem IT-Team des Départements, ermöglichten eine schrittweise Aneignung des Tools. Es wurde für den internen und individuellen Gebrauch konzipiert und gewährleistet den Datenschutz innerhalb der Umgebung der Gemeinde. Jeder Nutzer hat strikt begrenzten Zugriff auf seine eigenen Dateien und die ihm spezifisch geteilten Informationen.
 Pierre Chambon, Datenentwickler beim Conseil Département du Gard, betont:
"Die ersten Rückmeldungen sind sehr positiv, insbesondere in Bezug auf die Verbesserung der mentalen Belastung. Dank der Beratung von Blue Soft setzte sich die Microsoft Copilot-Lösung schnell durch, da sie sich perfekt mit unseren täglichen Werkzeugen integriert."

KI im Dienst der Gemeinden

Die DISI spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation des Gard. Sie führt nicht nur neue Werkzeuge ein: Sie fördert eine Daten- und Experimentierkultur, die sich allmählich auf andere Abteilungen ausbreitet, einschließlich unterstützender Funktionen wie HR. Durch konkrete Anwendungsfälle (HR-Chatbot, Qualitätskontrolle der Gehaltsdaten) zeichnet sich ein strukturellerer Ansatz der KI ab: weniger spektakulär, aber vielleicht nachhaltiger.
Pierre Chambon präzisiert: 
"KI ist ein zentrales Thema: Sie soll die Dienstleistungen, die wir den Bürgern bieten, verbessern. Diese Experimente ermöglichen es uns, eine unvermeidliche Entwicklung zu begleiten und die Initiative zu ergreifen, um unsere Transformation zu beschleunigen. Langfristig möchten wir diese ersten erfolgreichen "internen" Tests nutzen und diese Technologie in den Alltag der Mitarbeiter integrieren. Die Vereinfachung von Prozessen und administrativer Komplexität wird es ermöglichen, maximale Ressourcen der Umsetzung unserer öffentlichen Politiken zu widmen."

Übersetzt von Le Département du Gard accélère sa transformation numérique avec Microsoft Copilot et Blue Soft

Besser verstehen

Welche Auswirkungen hat die Integration von KI-Tools wie Copilot in den täglichen Betrieb einer öffentlichen Verwaltung?

Die Integration von KI-Tools wie Copilot in öffentliche Verwaltungen zielt darauf ab, die betriebliche Effizienz zu verbessern. Sie reduziert die kognitive Belastung der Mitarbeiter durch Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, verbessert die Entscheidungsfindung durch optimiertes Datenmanagement und schafft Zeit für höherwertige Tätigkeiten. Dies erfordert eine Anpassung der internen Prozesse und ein Change-Management, um sicherzustellen, dass die KI die menschliche Arbeit ergänzt und nicht ersetzt.

Welche Rolle spielt das Beschaffungszentrum für digitale und Telekommunikation im Kontext der Bereitstellung digitaler Lösungen für Gemeinschaften?

Das Beschaffungszentrum für digitale und Telekommunikation (CANUT) spielt eine entscheidende Rolle, indem es die Beschaffung von Technologielösungen für Gemeinschaften zentralisiert, die Einheitlichkeit der Werkzeuge gewährleistet und Skaleneffekte ermöglicht. Durch die Standardisierung der Einkäufe erleichtert es den Zugang zu fortschrittlichen Technologien zu optimierten Kosten und stellt die Einhaltung der regulatorischen Standards sicher, was für die Effektivität und Sicherheit digitaler Bereitstellungen essentiell ist.